Email Management Software

Die effiziente Beantwortung von Emails im Kundenservice ist ein wichtiger Faktor bei der Bearbeitung von Kundenanliegen. Dabei sollten kundenfreundliche Antwortzeiten kontinuierlich eingehalten werden.

Die Challenge beim Email Management

Julian Jobstreibizer – Eine schnelle und zufriedenstellende Antwort steht für eine hohe Service-Qualität. Fehlgeleitete oder gar verloren gegangene Emails erschweren die Arbeit der Service-Organisation. Die Email Management Software trueAct bietet hier eine kundenfreundliche und effiziente Lösung. Mit der wachsenden Zahl an Kundenanfragen per Email wachsen die Herausforderungen im Email Management:

Die führende Email Management Software trueAct von PIDAS

Mit trueAct lässt sich ein effizientes Email Management in die Service-Organisation integrieren, das die bekannten Herausforderungen innerhalb dieses Kommunikationskanals lösen kann:

    • trueAct erkennt aufgrund von Textanalysen den Kunden, seine Sprache, sein Anliegen und gegebenenfalls auch negative Emotionen.
    • Das System leitet die Anfrage je nach Ergebnis der Textanalysen regelbasiert an das richtige Kompetenzteam weiter.
    • Alle Emails werden auf der Basis eines standardisierten und überwachten Service-Prozesses bearbeitet.
    • Jeder für die Beantwortung zuständige Mitarbeiter hat jederzeit einen Überblick über seine offenen Emails.
    • trueAct gibt passende Antwortvorschläge, die sich an den Unternehmensvorgaben orientieren.
    • Service-Agenten sehen auf einen Blick, bei welchen Anfragen die vorgegebene Antwortzeit abzulaufen droht.
    • trueAct ist in der Lage, dem Kunden automatisch eine Empfangsbestätigung oder bei Standardanfragen gar eine Antwort zu geben.
    • Sowohl bei der Textanalyse als auch bei der Beantwortung unterstützt trueAct Mehrsprachigkeit.

Automatische und selbstlernende Erkennung von Sprache, Inhalt und Emotionen

In der trueAct Software kommt die äusserst leistungsfähige PIDAS Methode zur Textanalyse freitextlicher Emails zum Einsatz. Sie basiert auf der Erkennung spezifischer Begriffsmuster, die auf die Sprache, den gewünschten Service oder auf Emotionen schliessen lassen. Mit Hilfe von 20 bis 30 Beispiel-Emails pro Kategorie und Sprache kann die Textanalyse automatisiert so gut eingerichtet werden, dass auf Anhieb 80% der Emails richtig kategorisiert werden. Nicht oder falsch erkannte Emails können wiederum als Beispiele für eine automatische System-Verbesserung verwendet werden. Zudem können jederzeit neue Email-Kategorien erstellt werden. Dabei wird sichergestellt, dass auch die bisherigen Kategorien weiterhin gut erkannt werden.