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category Digital Service Desk| Chatbot| CORA| IT-Support

Desk Sharing - Auf zum Workplace der Zukunft

author

Roland Waniek | Experte für Digital Workplace

calendar

12.10.2021

time

3 min.

Die Zeiten, als Mitarbeitende ihren eigenen Arbeitsplatz mit persönlichen Unterlagen, Notizen, ja gar Familienfotos und Pflanzen hatten, sind in vielen Unternehmen Geschichte. Desk Sharing, Flexible Office, auch Hot Desking genannt, sind Bezeichnungen für das weltweit angesagte Workspace-System. Damit verbunden ist der Begriff «clean desk» - die Voraussetzung, dass jeder Tisch am Ende des Tages aufgeräumt hinterlassen werden muss. Persönliche Gegenstände sollten also auf ein Minimum beschränkt und neu im Schrank verstaut werden. So freut sich die nächste Person, die denselben Arbeitsplatz auswählt, über einen sauberen Tisch.

Nachdem die Pandemie sich etwas «beruhigt» hat, heisst es für einige Mitarbeitende wieder «zurück ins Büro». Während des Lockdowns hatten Unternehmen aufgrund der aussergewöhnlichen Umstände neue Wege gesucht, sich flexibel zu organisieren. So versuchten sie, mit Remote Work und Desk Sharing eine agilere Arbeitsweise einzuführen.

Für die beiden neuen Ansätze, die innerhalb kurzer Zeit zur Normalität geworden sind, spielen neue Technologien eine zentrale Rolle. Es braucht vor allem aber auch Mut und Vertrauen, in neue IT-Lösungen zu investieren und diese anzuwenden.

Wie das neue Modell in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden und positive Erlebnisse schaffen kann, so dass sich die Mitarbeitenden immer noch wie «daheim» fühlen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Optimale Arbeitsflächennutzung durch Desk Sharing

Tech Konzerne des Sillicon Valleys lebten Desk Sharing bereits früh vor. Namhafte Unternehmen wie Siemens, Lufthansa und ADAC ziehen nun nach und dies zu Recht - Desk Sharing hat im vergangenen Jahr nämlich zahlreiche Vorteile gezeigt. Das neue Organisations-Konzept, das anfangs vor allem bei Start-ups beliebt war, hat sich inzwischen auch in grösseren Unternehmen bewährt. So setzt beispielsweise die Lufthansa Desk Sharing bereits erfolgreich um.

Die bekannte Fluggesellschaft ist überzeugt, dass die Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz eine effiziente Massnahme ist, um die Arbeitsfläche optimal zu nutzen.

Auch Siemens organisiert sich mit Shared Desks. Der Mischkonzern stellt fest, dass die Selbstentscheidung über den eigenen Schreibtisch zur höheren Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden beiträgt. Dennoch können sich noch nicht alle Unternehmen mit der besonderen Arbeitsplatz-Organisation identifizieren. Einige Geschäftsführende bemängeln, dass das ortsunabhängige Arbeiten dazu führt, dass sich Mitarbeitende im Office nicht mehr «zuhause» fühlen (AvantgardeExperts, 2021). Fakt ist jedoch, dass Büroräumlichkeiten im Durchschnitt bereits ohne diese Flexibilität nur zwischen 70 und 90 Prozent besetzt sind. Das Home Office trägt zusätzlich dazu bei, dass sich diese Leerstandquote erhöht (Hofmann, 2010).

Workplace Support als Erfolgsfaktor

Eine Voraussetzung für agiles und flexibles Arbeiten ist nicht nur eine gute IT-Ausstattung, sondern auch eine intelligente Automatisierung von Prozessen. Mit digitalen Lösungen kann also ein smarter Workplace der Zukunft geschaffen werden, mit dem Desk Sharing reibungslos umgesetzt werden kann (Moo-con,2021).

Eine digitale Lösung, die sich während des Lockdowns bei vielen Unternehmen bewährt hat, sind Chatbots. Laut der Chatbot-Studie 2021 wird die Interaktionsmethode immer beliebter.

Sie bringt nämlich eine Menge Vorteile für Unternehmen: Erreichbarkeit rund um die Uhr, Neutralität im Dialog, schnelle Hilfe, Simplizität und Effizienz. Die user-freundlichen Helfer sind nicht nur für externe Angelegenheiten auf der Website sinnvoll, sondern können auch intern angewendet werden. Die interne Nutzung von Chatbots sorgt für eine effiziente Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und unterstützt gleichzeitig den IT-Help Desk.

Weiter gehören IT-Automaten aktuell zu den innovativsten Geräten auf dem Markt.

Stellen Sie sich vor, Ihnen steht eine Sitzung bevor, und Sie möchten sich dafür kurzfristig einen Beamer holen. Oder ein mühsameres Szenario, das bestimmt jede und jeder kennt: Der Laptop gibt plötzlich grundlos seinen Geist auf und stürzt ab. Oder Ihnen fehlt am Shared Arbeitsplatz ein wichtiger Adapter, um Ihr Gerät am Screen anzuschliessen oder ein Netzwerkkabel. Sie brauchen Support, aber Ihre IT-Supporter befinden sich gerade nicht im Haus oder sind zeitlich ausgelastet, oder einfach nicht so schnell da. In diesem Fall wünschen Sie sich nur eines: das benötigte Gerät möglichst schnell und einfach aufzutreiben bzw. zu ersetzen. Genau für solche Situationen steht Ihnen bspw. CORA zur Verfügung. Der intelligente IT-Automat befindet sich idealerweise zentral im Büro, wo alle Mitarbeitenden darauf Zugriff haben. CORA ist als Vending Machine und IT-Automat zugleich der ideale Helfer und kann je nach Bedarf für verschiedene Zwecke genutzt werden. Die digitale Lösung verfügt über kundenspezifische Use Cases und kann als Miet- oder Kaufmodell erworben werden.

Praktisch, effizient und remote

Via E-Ticket Bot, der als Chatbot für den IT-Service Desk dient, können Mitarbeitende ganz einfach die gewünschten Informationen abrufen. Weiter kann dieser Bot sogar mit dem IT-Automaten zusammenspielen. So können Angestellte bspw., wenn ihnen eine Maus fehlt, mit dem Service Desk Bot chatten.

Der Chatbot weist der Person dann eine Maus in der CORA zu und stellt ihr einen PIN-Code aus, mit dem das Gerät direkt aus dem Automaten entnommen werden kann.

Für einfachere Anfragen kann der Chatbot den User ganz einfach auf die zuständige Seite weiterleiten oder durch die Abfrage der E-Mail-Adresse organisieren, dass die Person die Informationen per E-Mail erhält. Falls nötig, verbindet der Chatbot den Kunden anschliessend mit einem Experten, um das Gespräch weiterzuführen. Gerade in Zeiten von COVID-19 wurden bspw. enorm viele Pakete ausgeliefert. Die Abfrage des Lieferstatus war dementsprechend eine häufig genutzte Funktion. Auch die Vereinbarung von Terminen via Bot zeigte im vergangenen Jahr ihren Nutzen. Im Vergleich zur telefonischen Abwicklung fallen lange Wartezeiten in der Schleife weg und der User erhält direkt und schnell eine schriftliche Terminbestätigung. Diese und weitere zahlreiche Anwendungsbereiche übertragen dem Menschen mehr Selbstständigkeit und entlasten die Unternehmen bedeutend. Chatbots und IT-Automaten können in vielen verschiedenen Bereichen wie im Verkauf, Kundenservice, HR und Marketing zahlreicher Industrien eingesetzt werden.

Sei es die Gerät-Entnahme an einem CORA-Automaten oder das Chatten mit einem Bot - die innovativen Touchpoints ermöglichen eine hoch-effiziente Leistung und bieten eine einzigartige User-Experience.

Darüber hinaus sind sie perfekt geeignet, um das Desk-Sharing Modell zu unterstützen und zu vereinfachen. Diese Technologien tragen ultimativ dazu bei, die Flexibilität der Teams zu erhöhen und einen modernen IT-Workplace der Zukunft zu gestalten. Dadurch kann sich ein Unternehmen als agiler und zukunftsorientierter Arbeitgeber positionieren und seine Mitarbeitenden optimal zurück am Arbeitsplatz willkommen heissen.

 

Haben Sie Fragen zum Future Workplace Support? Ich bin gerne für Sie da!

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Roland Waniek

Roland Waniek

Experte für Digital Workplace

Ich bin Ihr Experte für den modernen IT-End-User Support. Ich zeige Ihnen gerne auf, wie Sie mithilfe unserer 400 Support-Champions sowie smarten Bots und Automaten exzellente Customer Experience und Support rund um die Uhr sicherstellen - alles ideal auf Ihre individuelle Organisation und Situation zugeschnitten.

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