Noch vor kurzer Zeit war Robotic Process Automation (RPA) nur Wenigen ein Begriff. In den letzten Jahren hat die Technologie aber einen regelrechten Hype auf dem Markt ausgelöst. Heute hat sich der Softwareroboter, der menschliche Interaktionen nachahmen kann, etabliert und weiterentwickelt und wird von verschiedensten Unternehmen grossflächig eingesetzt.
Die Anwendung von Robotic Process Automation ist sinnvoll, wenn es darum geht, immer wiederkehrende, regelbasierte, manuell ausgeführte und somit fehleranfällige Prozesse, zu automatisieren. Dadurch werden diese Prozesse massiv beschleunigt und jedesmal völlig fehlerfrei und in gleicher Qualität ausgeführt. Gleichzeitig gewinnen Mitarbeiter Kapazität für höherwertige Tätigkeiten, bei denen menschliche Erfahrung und Kompetenz benötigt wird. Unternehmen können mit Robotic Process Automation Prozesse auf das nächste Qualitätslevel heben und gleichzeitig sogar Kosten reduzieren - und das ohne Eingriff in bestehende Systeme und ohne Errichtung von aufwändigen Programmierschnittstellen. Zusätzlich wird auch die Compliance sichergestellt. Mehr zu Robotic Process Automation lesen Sie in meinem Artikel: «Wieso immer mehr Unternehmen auf RPA setzen»
Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, Robotic Process Automation einzusetzen, um Prozesse zu automatisieren, gilt die Empfehlung, dass nichts überstürzt werden sollte. Vor allem ist es wichtig, dass die Verantwortlichen sich mit verschiedenen RPA-Tools auseinandersetzen. Heutzutage gibt es einige Tools, aber nicht jedes Tool ist für jedes Unternehmen gleichermassen geeignet.
Es lassen sich zusammenfassend zwei Faktoren, die wahrscheinlich jede Entscheidung stark beeinflussen, hervorheben. Einerseits sind die technischen Aspekte relevant. In diesem Zusammenhang stellen sich unterschiedliche Fragen wie beispielsweise, wie technisch aufwändig das Tool ist, ob man grosse Entwicklungserfahrung braucht, um das Tool aufzusetzen und zu begleiten, ob es ein dediziertes Team für das Projektvorhaben braucht und wie die Lösung in die bestehende Umgebung integriert werden kann. Der zweite massgebende Aspekt ist der Kostenaspekt, denn nicht jedes Tool ist mit den gleich hohen Kosten für Entwicklung, Betreibung und Begleitung verbunden. Einige Tools erfordern zudem eine komplexe Serverumgebung und Infrastruktur; in diesem Fall sind weitere kostspielige Massnahmen nötig.
Je nach Prozess und Anwendungsfall ist ein Tool vielleicht interessanter als das andere. Grundlegend kann man sagen, dass es kein perfektes RPA-Tool gibt. Je nach Anwendungsfall gibt es unterschiedliche Kriterien, auf die man achten muss. Je nachdem, welche Ziele das Unternehmen verfolgt, kann die Gewichtung der folgenden Kriterien unterschiedlich ausfallen. Wir haben im Folgenden die wichtigsten Bewertungskriterien für RPA-Tools zusammengefasst.
Technische Umsetzung
In den meisten Anwendungsfällen ist die technische Umsetzung der schwierigste und wichtigste Punkt bei der Evaluierung der richtigen RPA-Software. Die Frage, die sich hier stellt, ist, ob die Technik, die das Tool verwendet, die richtige für die konkreten Vorhaben des Unternehmens ist. Beispielswiese gibt es Tools, die Bilder und Koordinaten analysieren (OCR Technologien) und Tools, die technische Features analysieren (UI Automation, eigene Treiber für Web oder Java). Auch existieren Tools, die über einen Selbstlernmechanismus mittels eigener oder externer AI (Artificial Intelligence – Künstliche Intelligenz) verfügen, aber auch Tools, die über eine Recording-Funktion der Benutzeroberfläche arbeiten und deshalb einfacher aufzusetzen sind, auch von nicht technisch geschultem Personal.
Kann die Software in die verschiedenen Systeme des Unternehmens integriert werden? Dies bestimmt den Umfang der Entwicklung der Automatisierungsprozesse. Auch die Anforderungen an die involvierten Applikationen sollten geprüft werden. Ändern sich Design, Aufbau und Funktion der zu automatisierenden Applikationen häufig? Kann Ihr Unternehmen darauf Einfluss nehmen? Zuletzt ist auch wichtig, wieviel Wissen benötigt wird, um einen neuen Prozess aufzusetzen. Es gibt durchaus Tools, die Programmierkenntnisse erfordern, aber auch solche, bei denen dies nicht der Fall ist.
Technische Präzision
Genauigkeit, Fehleranfälligkeit sowie die Flexibilität der Software, auf Veränderungen zu reagieren, sollten geprüft werden. Das optimale Tool sollte die aktuellen technischen Anforderungen der Automatisierung erfüllen, aber auch das Potenzial haben, zukünftige, vorhersehbare Anforderungen zu erfüllen und somit langfristig einsetzbar sein. Vor allem ist die Präzision der Ausführung eines automatisierten Prozesses zu prüfen. Ist die Funktion auf jedem Rechner im Unternehmen ohne extra Anpassungen gegeben? Werden unterschiedliche Bildschirmauflösungen und Browser unterstützt?
Benutzerfreundlichkeit
Die ausgewählte RPA-Software sollte nicht nur technisch auf die Anforderungen der Automatisierungsvorhaben von Unternehmen passen, sondern auch in puncto Benutzerfreundlichkeit. Der ausgewählte Softwareroboter sollte vor allem intuitiv zu bedienen sein. Mitarbeiter, welche keine Programmierkenntnisse haben, sollten die Software verstehen und nachvollziehen können, wie diese auf andere Prozesse zu übertragen ist. Aber auch das Team, das tagtäglich mit dem System arbeitet, sollte eine benutzerfreundliche Lösung erhalten, denn intuitive Lösungen benötigen unter anderem weniger Schulungsbedarf und dadurch auch weniger Aufwand im Change-Management.
Support
Sowohl der Support vor dem Kauf der Lösung, bei der Entwicklung und Implementierung als auch der Support nach der Implementierung, ist ausschlaggebend für die Wahl einer Softwarelösung. Der Softwareanbieter sollte neben dem Support auch regelmässige Aktualisierungen bieten und stets am Puls der Zeit bleiben. Einige Anbieter stellen beispielsweise kostenlose Schulungen, Schulungsmaterialien, Zertifizierungen und Community-Foren zur Verfügung. Auch sollte auf die Support-Sprache geachtet werden. Alles in allem sollte man sich vergewissern, dass die Art des Supports, die der Anbieter bietet, für die Unternehmung geeignet ist.
Kosten
Ein letzter, aber sehr wichtiger Aspekt betrifft die Kosten. Anbieter offerieren unterschiedliche Preismodelle für ihre Automatisierungstools. Für die Nutzung gibt es die Pay-Per-Use-Modelle und klassische Lizenzmodelle. Klassische Lizenzmodelle sind gängige Preismodelle für RPA-Tools. Hier wird pro «Roboter» bzw. pro «Maschine» abgerechnet, unabhängig von der Anzahl der zu automatisierenden Prozesse. Aktuell ist ein Trend zu Pay-Per-Use-Modelle bei den RPA-Tools zu erkennen – hier wird meist nur für die tatsächliche Nutzung, also jeden durchlaufenen automatisierten Prozess, bezahlt. Dadurch kann die Software sehr schnell skaliert und auf theoretisch unendlich vielen Rechnern ausgerollt werden. Je nach Einsatzspektrum, Anzahl der zu automatisierenden Prozesse, betroffenen Rechnern und Mitarbeitern sowie Volumen, kann Pay-Per-Use also durchaus sinnvoll sein und einen Mehrwert bieten. Bei hohem Volumen mit wenigen Mitarbeitern sind bisher klassische Lizenzmodelle jedoch klar vorzuziehen.
Zu beachten ist hier vor allem die Roadmap des Anbieters – sind grosse Changes der Software in den nächsten Jahren geplant? Wird dadurch das Lizenz- bzw. Preismodell womöglich gewechselt? Neben den Kosten für die Nutzung kommen auch Kosten für Einrichtung und Wartung und je nachdem für Schulungen hinzu. Lösungen, die keine Grenzen in der Anwendung haben, und solche, die sehr viele Modifikationen und Individualisierungen ermöglichen, können sehr schnell kostspielig werden.
Fazit
Diese Informationen und Fragestellungen ergeben in der Regel die Grundvoraussetzungen für das RPA-Tool. Beispiel: Wird mit Applikationen gearbeitet, die sich häufig in Design oder Struktur ändern können, sind RPA-Tools, die rein auf Bild und Koordinaten Analysen (OCR Technologien) basieren, bereits fast ausgeschlossen, da dann eine ständige Anpassung der Prozesse notwendig ist. In diesem Fall sind technische Lösungen vorzuziehen. Bei Applikationen, die eventuell direkt vom Unternehmen betreut werden und sich langfristig kaum oberflächlich verändern, ist der Einsatz von OCR Technologien wiederum wegen des geringeren technischen Aufwands und somit einer beschleunigten Entwicklung ohne technisches Personal sinnvoll – mit technischen Lösungen kann aber trotzdem gearbeitet werden.
Die Kriterien lassen sich in jedem Unternehmen anwenden, unterscheiden sich jedoch, wie beim oben genannten Beispiel erwähnt, in der Gewichtung. Die Priorisierung der Kriterien sollte daher auf Basis der Mehrheit der zu automatisierenden Prozesse vorgenommen werden. Vor der Auswahl der richtigen RPA-Software sollten die Prozesse, die automatisiert werden sollen, sowie die Anforderungen bekannt sein. Erst im Anschluss an das Anforderungs-Assessment sollten dann verschiedene Anbieter evaluiert werden.
Die Empfehlung an Unternehmen, welche die Reise der Automatisierung mit RPA angehen wollen, ist, dass der Automatisierungsprozess in keinem Fall überstürzt werden sollte – ein grosser Aspekt hierbei betrifft auch das Change Management, auch wenn die Prozesse optimal automatisiert sind und genau das richtige RPA-Tool ausgewählt wurde, spielt immer noch der Faktor Mensch eine grosse Rolle. Ist der Prozess eine grosse Umstellung für die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit? Bringt er aus Sicht des Mitarbeiters einen Vorteil oder wird er als störend empfunden? Es gibt viel zu beachten - die Umsetzung selbst ist relativ einfach und geht sehr zügig voran – je nach Prozess benötigt dieser aber ab und zu Weiterentwicklungen oder Anpassungen. Deshalb gilt: Vorbereitung ist das A und O!
RPA-Tools werden in Zukunft immer mehr von künstlicher Intelligenz unterstützt werden und Unternehmen werden auf selbstlernende statt auf programmierbare Software setzen. Ein RPA-Anbieter, welcher heute schon in die Zukunft investiert und sich dem Trend anpasst, ist deshalb stellensehr attraktiv, um mit ihm Automatisierungsvorhaben der Zukunft umzusetzen und die Flexibilität für die sich immer schneller verändernde technologische Zukunft zu wahren.
Welche Erfahrungen haben Sie bei der Evaluierung der RPA-Software gemacht? Erzählen Sie mir davon.
